Logo
n 800 100 030   Volejte zdarma Po–Pá 8.00-17.00

Pravidla time managementu aneb Jak si nejlépe zorganizovat čas v práci

Už jste zase nesplnili všechny úkoly ze seznamu? Máte pocit, že jste se nezastavili, ale počet úkolů se vám hromadí? Z bezradnosti vás může dostat několik technik hospodaření s časem v rámci time managementu.

Spousta práce a dny příliš krátké na to, aby se vše stihlo… Čas je jednou z nejcennějších komodit, kterou v životě máme. Nemůžeme si ho koupit ani půjčit. Je tedy na každém z nás, jak s časem naložíme, ovládneme jej a stihneme vše, co je třeba.

Pokud chcete svou práci zrychlit a zefektivnit, je třeba myslet na správné naplánování a stanovit si jasné denní cíle. Nezapomínejte ani na dostatečné rozvržení času k jednotlivým úkolům a jejich analýze a pravidelný odpočinek.

Plánování je klíčem k úspěšnému zvládnutí všech denních úkolů

Sumarizace úkolů, odhad času pro jednotlivé činnosti, časová rezerva, určení priorit a zpětná kontrola. Všechny tyto dílčí kroky je třeba do plánování pracovního dne zapojit.

Základem úspěšného time managementu je určení priorit a rozdělení času podle jejich důležitosti. Rozdělte si úkoly na kvadranty. První obsahuje činnosti, které jsou důležité a naléhavé. Druhý, které jsou důležité, ale tolik netlačí. Třetí zahrnuje úkoly naléhavé, ale nedůležité, a nakonec přichází na řadu ty nedůležité a rovněž nespěchající.

Po příchodu do práce se vrhněte na dokončení těch nejdůležitějších položek v seznamu. V této denní době je řada na pracovní aktivity, které vyžadují nejvíce vaší mozkové kapacity a máte dostatek energie na to je splnit. Rozhodně si neplánujte schůzky či porady. Těm vyhraďte čas po oběde, kdy metabolismus pracuje na plné obrátky a tělo nemá dostatek energie. Diskuze s kolegy či klienty může fungovat jako skvělé zpestření dne a dobití vašich baterií.

Určení priorit a rozdělení času podle důležitosti je základem úspěšného time managementu 


Nedávejte si na den příliš mnoho úkolů, uškodíte tak nejen své morálce, ale i produktivitě

Nestaňte se otrokem své e-mailové schránky

E-mailová schránka je nepostradatelnou součástí každé kancelářské profese, ale také se může stát velkým nepřítelem při plnění všech denních plánů. Správně byste doručenou poštu měli zkontrolovat dvakrát, maximálně třikrát za den!

Na začátku dne emaily roztřiďte podle důležitosti stejně jako již výše zmíněné úkoly. Na ty, na které je nutné odpovědět dnes, do týdne, a nakonec na ty nejméně spěchající, do měsíce. Na odepisování si vyhraďte právě čas po obědě, kdy váš elán obvykle skomírá. Poslední hodinu či půlhodinku v práci již často nemá smysl začínat nové zadání, zde se opět vraťte a věnujte doručeným zprávám.

Cílem plánování je odcházet s pocitem zadostiučinění

Pracovní den byste měli zakončit s dobrým pocitem. Nedávejte si proto na to-do list příliš mnoho úkolů. To je naopak ten nejrychlejší způsob, jak být sami se sebou nespokojeni. Ze zaměstnání budete chodit vystresovaní, kolik jste toho nestihli a kolik vás toho čeká zítra. Uškodíte tak nejen své morálce, ale i produktivitě.

Dejte stopku rušivým elementům

Během pracovní doby vás několikrát někdo nebo něco vyruší. Vrátit se ke svému rozpracovanému úkolu může trvat 15-25 minut, než se do něj zase zcela ponoříte. Je tedy nutné tyto rušivé elementy omezit.

Své kolegy máte bezpochyby rádi, ale odpovídat jim na dotazy, kdykoliv se zeptají, je přesně tou cestou do pekel. Stanovte si dobu, kdy vás mohou navštěvovat a budete ochotni jim odpovídat. V případě open space si nasaďte sluchátka na uši, čímž dáte jasně najevo, že momentálně se soustředíte a jste zaneprázdněni.


S aplikací NoWasteTime už nebudete plýtvat časem

Mnohem větším žroutem času jsou média a sociální sítě. Na monitor a mobil vám chodí notifikace ze všemožných aplikací, které používáte. Na Messenger vám napsala kamarádka, vaše oblíbená blogerka vydala nový článek, na zpravodajských portálech je neodolatelný titulek a Pinterest vám zase nabízí obrázky, které by se vám mohly líbit. Pokud vám tedy každých pár minut něco zapípá a na displeji přejede hláška, pak nemáte šanci práci udělat kvalitně, správně a za běžný čas.

Jednoduchým řešením je vypnout si upozornění, nebo rovnou vypnout mobil. Sociální média si zakázat a dovolit si je pouze v době přestávky. V případě, že jste zvídavý typ, existuje aplikace NoWasteTime, jejíž instalací do prohlížeče zablokujete přístup na konkrétní webovky. Tímto způsobem tak budete moci zůstat během pracovní doby bez přístupu na stránky, o kterých víte, že na nich ztrácíte nejvíce času.

Přestávka jako odměna za hluboké přemýšlení

Pracovat nonstop nejde a soustředit se už vůbec ne. Odpočinek a pravidelné přestávky jsou důležité, ačkoli by se mohlo zdát, že vás okrádají o čas. Opak je však pravdou. Jestliže si povolíte trochu odpočinku a dodáte si energii, čas, který je nutný na zbývající práci, můžete zkrátit až na polovinu a její kvalita se minimálně zdvojnásobí.

Mezi jednotlivými úkoly si vyhraďte 10 minut na odpočinek. Zajděte si na toaletu, udělejte kafe, sedněte si a pozorujte lidi z okna nebo zavřete oči a zhluboka dýchejte. Načerpáte novou energii a na chvilku se odpojíte od pracovních úkolů.

Výzkumy ukazují, že workoholici pracující 14 a více hodin, mají výkon stejný, nebo nižší než lidé, kteří pracují běžnou pracovní dobu a umí odpočívat. Kdo chce intenzivně a kvalitně pracovat, měl by také umět nabírat síly.

Dopřejte si 10 minut odpočinku mezi jednotlivými úkoly, načerpáte novou energii a následující úkoly se budou plnit snáze


Důležité je mít motivaci

Každý z nás je originál a na každého platí něco jiného. Někoho požene k dosažení cílů stres a deadline za dveřmi, jiného vidina víkendu v přírodě či slíbené prémie. I když jsou všechny tyto motivace účinné, vždy je lepší, když se člověk dokáže přinutit k práci sám.

Time management již dávno není o schopnosti zvládnout co nejvíce věcí za co nejkratší dobu, ale o kvalitním zpracování. Měli byste si vychutnat cestu za svými cíli a prožít ji beze stresů, na základě toho, že jej práce baví.

Váš košík je prázdný

U  Newsletter k24
Přihlásit k odběru newsletteru

Logo

info@kancelar24h.cz   Kontaktní údaje

n  ZELENÁ LINKA
  800 100 030

Volejte ZDARMA od pondělí do pátku 8.00 - 17.00 hodin

APEK  Ověřeno zákazníky  SOS  Trustmark  

f   Y

H
Nahoru
Kancelářský nábytekKancelářský nábytek O
Židle a křeslaŽidle a křesla O
Kancelářské vybaveníKancelářské vybavení O
Kuchyně a jídelnyKuchyně a jídelny O
Šatny a jejich vybaveníŠatny a jejich vybavení O
Venkovní vybaveníVenkovní vybavení O
Dílna a skladDílna a sklad O
Vybavení do školVybavení do škol O